gebruiksaanwijzing

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Als VP heb je met allerlei verschillende opdrachtgevers te maken, ieder met hun eigen gebruiksaanwijzing. En vergeet niet dat jij zelf ook een gebruiksaanwijzing hebt! Dat merk je soms in de kleinste dingen. Bijvoorbeeld over de manier waarop jij de input van je klant ontvangt.

Zo heb ik een klant die mij alle conceptteksten voor een nieuwsbrief of blog per mail opstuurt. En eentje die mij een appje stuurt als er iets klaar staat in de gezamenlijke online omgeving. Beide klanten en ik gaan ervan uit dat we elkaar een seintje geven en op die manier zetten we de samenwerking steeds in gang. Als het nodig is geven we elkaar nog wat extra informatie mee en op die manier gaat de communicatie prima.

Bij een nieuwe klant liep dat heel anders. Toen ik naar de verwachte input voor een nieuwsbrief vroeg, kreeg ik een kort berichtje terug: “de bestanden staan al een paar dagen in de cloud, dat hadden we toch afgesproken?” Zij waren ervan uit gegaan dat de aanleverdatum duidelijk genoeg was afgesproken en dat ik de bestanden zelf wel zou vinden. Met die afspraak was er wat hen betreft geen communicatie-moment nodig. Terwijl ik nog even geduldig afwachtte, want ik wist hoe druk ze waren. Wat is nou belangrijker in de samenwerking: een rationele afspraak of de relationele verbinding? Verschillende manieren van denken&doen, en voor beide valt wat te zeggen. Het belangrijkste is dat jij en je klant hierover dezelfde verwachtingen hebben.

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Effectief communiceren

In mijn laatste blog ‘Hoe communiceert een Virtueel Professional‘ van 15 mei kan je lezen welke uitdagingen ik als communicatie en marketingspecialist nog meer tegenkwam toen ik als Virtueel Professional ging werken. Want op afstand werken voor je opdrachtgever vraagt extra vaardigheden. Ik kwam erachter dat effectief communiceren een hele nieuwe dimensie krijgt als je elkaar niet (vaak) in de ogen kunt kijkenomdat je op een andere locatie werkt dan de mensen waarmee je samenwerkt.

Welke communicatievoorkeuren heb jij?

Ieder mens heeft een andere voorkeur om informatie op te nemen en te verwerken. De ene persoon denkt in plaatjes (visueel) de ander wil alles horen en bespreken (auditief) en misschien ben jij wel meer gericht op gevoel (kinesthetisch). Je denkt vanuit je eigen referentiekader. Vanuit je eigen gevoelens. En dit heeft te maken heeft met jezelf, je achtergrond, opleiding, studie, etc. Lees hier meer over in de blog ‘3 Tips hoe je zorgt voor een goede virtuele communicatie‘ van Petra Fehring

Perceptie

Als trainer gebruik ik graag de Insights Discovery methode. Die methode geeft een praktisch inzicht in de referentiekaders en communicatie- en gedragsvoorkeuren die spelen tussen jou en je klanten. En hier ligt de basis van een goede samenwerking. Want uit divers onderzoek blijkt dat bij projecten die misgaan, de oorzaak over het algemeen te wijten is aan slechte planning of slechte communicatie. Door de verschillen in perceptie, het opnemen van informatie, en de gedragsvoorkeuren bij het nemen van besluiten, ontstaan er ook voorkeuren in werkwijze.

Als je je eigen gedrags- en communicatievoorkeuren leert kennen, én die van anderen, dan kan je daar rekening mee houden en op elkaar afstemmen. En dat is waarom Insights ook deel uitmaakt van de nieuwe opleiding voor Support Professionals in loondienst ‘Ontwikkel je zelf van Management Assistent naar Virtueel Assistent in loondienst‘.

Communicatie voorkeuren in de praktijk

Het is belangrijk om ‘af te stemmen’ op de voorkeur van een opdrachtgever bij het overbrengen van informatie. Zoals bij het laten weten welke vragen jij aan hem/haar hebt, of bij het bespreekbaar maken van een probleem waar je tegenaan loopt:

  • Sommige opdrachtgevers willen alleen weten wat het concrete probleem of jouw vraag is. De achtergrond interesseert ze niet, ze vertrouwen op jouw expertise.
  • De ene opdrachtgever wil een korte samenvatting van het onderwerp en een ander wil een uitgebreide analyse horen.
  • Of de één kan behoefte hebben aan jouw interpretatie, terwijl de ander misschien alleen de objectieve feiten wil horen

Zoveel klanten, zoveel verschillen: sommigen willen samen met jou brainstormen over een mogelijke aanpak, en een ander wil dat jij al precies hebt uitgewerkt wat de mogelijkheden zijn en hoe je het kunt uitvoeren. En een derde categorie wil eigenlijk dat jij de beste oplossing al hebt geselecteerd en in gang hebt gezet.

Afstemmen dus!

Laat elkaar weten wat de bedoeling is en wat jullie verwachtingen zijn, door duidelijk te communiceren. En dat doe je door af te stemmen op de voorkeursstijl van de ander. Speel in op de communicatievoorkeur van jouw opdrachtgever zodat je daar op de meeste efficiënte manier mee omgaat. Dat kan jullie heel veel tijd en frustratie schelen. Allebei blij dus!

Joan de Vuijst

Misschien herken je wel wat uit mijn verhaal. En misschien heb jij ook wel eens misverstanden meegemaakt doordat mensen in jouw omgeving met een heel andere bril naar de wereld kijken. Dat jij dacht dat iets duidelijk was terwijl de ander iets heel anders had begrepen. Of andersom. Ik vind het leuk om in de reactie hieronder jouw communicatie-ervaringen te horen.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Plaats een reactie