In mijn vorige blog heb ik beschreven hoe je als VA of VP met allerlei verschillende opdrachtgevers te maken hebt. Opdrachtgevers die allemaal hun eigen gebruiksaanwijzing hebben, net als jijzelf. Dan kan het handig zijn als je elkaar op een effectieve manier feedback kunt geven.
De kans is alleen groot dat jij het al benauwd krijgt als je het woord ‘feedback’ hoort. Misschien omdat je het lastig vindt om iemand op gedrag aan te spreken. Of omdat je iemand kent die, onder het mom van feedback en opbouwende kritiek, jou (volkomen uit de lucht gegrepen) een veeg uit de pan heeft gegeven. Misschien moet je bij feedback denken aan een manager of opdrachtgever die destijds bij een beoordeling of evaluatie alleen maar negatief commentaar wist te bedenken.
Feedback is een kans!
Dat veel mensen een ongemakkelijk gevoel krijgen bij het woord ‘feedback’ komt doordat er vaak een belangrijke fout wordt gemaakt: feedback is niet alleen maar een middel om kritiek te leveren. Als niemand iets durft te zeggen over een fout of ongewenst/onhandig gedrag, hoe kan je dan verwachten dat diegene het de volgende keer anders doet? Dus mits goed bedoeld en op de juiste manier gebracht, is feedback iets waar je blij mee mag zijn. Het is een kans om jezelf te ontwikkelen.
Feedback laat verbeterpunten zien, waardoor je je kunt ontwikkelen.
De drempel ligt hoog
In een training die ik onlangs bij de Academie gaf aan VA’s in loondienst, bekende één van de deelnemers dat zij het gevoel had dat zij in haar functie geen feedback kon geven aan haar manager. Hiërarchie en status spelen bij haar dus een rol bij wat je tegen een ander mag zeggen. Bij doorvragen bleek gelukkig dat zij haar manager er wel op aanspreekt als hij gedrag vertoont dat een negatieve impact heeft op haar functioneren. Maar de drempel ligt kennelijk wel hoog, en zij doet dit alleen als het gedrag echt problemen oplevert voor haar eigen werk.
Toch is het niet meer dan logisch dat je iedereen waarmee jij te maken hebt (in of buiten je werk), feedback mag geven. Ongeacht de hiërarchische verhoudingen of status is er niets mis mee om iemand de kans te geven zich te ontwikkelen door gedrag te corrigeren of te veranderen.
Gewenst gedrag
Een 2e onderdeel van feedback geven dat vaak over het hoofd wordt gezien, is iemand erkenning geven: positieve feedback! Een compliment geven over iets wat je goed vindt of over gedrag wat je graag wil stimuleren. Daarmee versterk je het getoonde en gewenste gedrag en dat is wat je wil, toch? Je geeft iemand daarmee zelfvertrouwen en het helpt om het gewenste gedrag te verankeren.
Evaluatie of beoordeling
Zo mag je jouw opdrachtgever of manager tijdens een evaluatie of beoordeling ook melden wat jij vindt dat er goed of niet goed gaat. Als jij kunt aangeven wat jij nodig hebt om (nog) beter te functioneren, toon je jouw persoonlijk leiderschap en je betrokkenheid. Zo’n gesprek is dus idealiter tweerichtingsverkeer. Als je zo’n gesprek gaat voeren, bereidt dit dan voor en zorg dat je punten kunt noemen die jou hebben geholpen bij jouw functioneren, maar benoem ook de verbeterpunten die je bij jouw opdrachtgever of manager ziet. Uiteindelijk hebben jullie er dan allebei meer aan, want het zal de samenwerking en jullie resultaten alleen maar bevorderen.
Wat doet feedback met jou?
Ook interessant om eens over na te denken is het “Landingsproces van Feedback”. Als jij zelf feedback ontvangt zal je over het algemeen een aantal fases doorlopen:
- Fase 1: ONTKENNING – laat je de feedback wel ‘binnenkomen’?
- Fase 2: BOOS – je wordt boos op jezelf en op degene die feedback geeft
- Fase 3: RATIONALISEREN – je gaat je gedrag rechtvaardigen en verklaringen zoeken
- Fase 4: ACCEPTATIE – je laat de feedback ‘binnenkomen’
- Fase 5: LEERERVARING EN NIEUW GEDRAG – je bent nu bereid om bewust actie te ondernemen op basis van de ontvangen feedback
Stel jezelf eens wat vragen over hoe jij omgaat met feedback geven en ontvangen:
- Vraag je eens af of jij wat doet met ontvangen feedback.
- Maakt het misschien nog uit wie jou de feedback geeft?
- Ben jij effectief in feedback geven en krijgen?
- Lukt het jou om te leren van feedback die anderen jou geven?
- Wat zegt de feedback die jij geeft over jezelf?
Methodes om feedback te geven
Er zijn een heleboel methodes om feedback te geven op een effectieve manier. Bij mijn Insights Discovery trainingen gebruik ik de D4 methode die aansluit op de 4 basiskleuren van de Insights communicatievoorkeuren.
Je doorloopt dan de volgende 4 stappen: Data – Gevoel – Interpretatie – Doen.
D1: Toen dit gebeurde …..
D2: Had ik het gevoel dat ……
D3: Ik heb hieruit geleerd dat …..
D4: Ik stel voor om dit te gaan doen ……
Veel andere methodes hebben een vergelijkbare insteek. De essentie is dat je altijd begint met objectief benoemen van de feiten, daarna de bijbehorende emotie, vervolgens welk effect het op jou had, en als laatste sluit je af met een oplossing / hoe het anders kan. Beginnen met het noemen van objectieve feiten is vaak een uitdaging. Dus niet: ‘je was boos’, maar wel: ‘je ging steeds harder praten’.
De G4 methode benoemt de stappen als volgt: Gedrag – Check -Gevolg – Gevoel – Gewenst.
Zo kwam ik laatst dit filmpje tegen van Esther Veldman en Pieter de Jager waarin zij een mooi voorbeeld geven hoe feedback kan werken.
Veel oefenen helpt!
Tot slot: zoals alle mooie, handige en leuke dingen: veel oefenen helpt! Begin maar eens met het aanspreken van je partner of een huisgenoot over het dopje van de tandpasta of het inruimen van de vaatwasmachine waarbij je alle stappen doorloopt. Zo word je steeds handiger in het geven van feedback en draai je er op het laatst je hand niet meer voor om.
Joan de Vuijst
Heb jij een leuke of juist minder leuke ervaring met het krijgen of geven van feedback? Ik zou het leuk vinden als je jouw ervaring hieronder wil delen.